10 kritinių veiksmų, kuriuos reikia įtraukti į projekto planą

Turinys

• Projekto tikslai
• Projekto apimtis
• Tarpiniai tikslai ir pagrindiniai rezultatai
• Darbo suskirstymo struktūra
• Biudžetas
• Žmogiškųjų išteklių planas
• Rizikos valdymo planas
• Ryšių planas
• Suinteresuotųjų šalių valdymo planas
• Pokyčių valdymo planas

Projekto planas yra kruopštus projekto vadovo planavimo kulminacija. Tai yra pagrindinis dokumentas, kuris nurodo, kaip projektas bus vykdomas atsižvelgiant į vadovo ketinimus kiekviename pagrindiniame projekto aspekte. Nors projekto planai skirtingose ​​įmonėse skiriasi, yra dešimt esminių elementų ar žingsnių, kuriuos reikėtų įtraukti į veiksmingą projekto planą, kad projekto vykdymo metu būtų išvengta painiavos ir priverstinės improvizacijos.

Projekto tikslai

Projekto tikslai yra apibrėžti projekto chartijoje, tačiau jie taip pat turėtų būti įtraukti į projekto planą, kad būtų galima išsamiau paaiškinti projekto tikslus arba įtraukti chartiją kaip priedą. Nesvarbu, kaip projekto vadovas pasirenka tikslų įtraukimą į projekto planą, svarbu išlaikyti aiškų ryšį tarp projekto chartijos - pirmojo projekto pagrindinio dokumento - ir antrojo projekto pagrindinio dokumento, jo projekto plano.

Projekto apimtis

Kaip ir projekto tikslai, taikymo sritis yra apibrėžta chartijoje ir projekto vadovas turėtų ją tikslinti projekto vadove. Apibrėždamas taikymo sritį, projekto vadovas gali pradėti rodyti, kaip projekto tikslas ar gatavas produktas atrodys pabaigoje. Jei taikymo sritis nėra apibrėžta, ji gali būti išplėsta visame projekte ir sukelti išlaidų viršijimą bei praleistus terminus.

Pvz., Jei vadovaujate rinkodaros komandai, kad sukurtumėte įmonės produktų linijos brošiūrą, turėtumėte nurodyti, kiek puslapių ji bus, ir pateikti pavyzdžių, kaip gali atrodyti gatavas produktas.

Kai kuriems komandos nariams brošiūra gali reikšti du puslapius, o kiti mano, kad pakanka dešimties puslapių. Apibrėždami taikymo sritį, visa komanda gali patekti į tą patį puslapį.

Tarpiniai tikslai ir pagrindiniai rezultatai

Pagrindiniai projekto laimėjimai vadinami etapais, o pagrindiniai darbo produktai - pagrindiniais rezultatais. Jie abu yra pagrindiniai projekto darbo komponentai. Projekto plane turėtų būti nurodyti šie punktai, jie turėtų būti apibrėžti ir nustatyti jų įvykdymo terminai.

Jei organizacija imsis projekto kurdama naują programinę įrangą, pagrindiniai rezultatai galėtų būti galutinis verslo reikalavimų sąrašas ir kaip juos įgyvendinti.

Po jų projektas gali turėti projekto baigimo, sistemos testavimo, vartotojo priėmimo testavimo ir programinės įrangos įdiegimo gaires. Šie etapai yra susiję su darbo produktais, tačiau jie labiau susiję su procesais, o ne pačiais produktais.

Tarpinis etapas ir svarbiausi įvykdymo terminai nebūtinai turi būti tikslios datos, tačiau kuo tikslesni, tuo geriau. Tikslios datos padeda projektų vadovams tiksliau suskaidyti darbo struktūras.

Šiame plano etape sukursite orientyrus, kad galėtumėte imtis didelių ar aukšto lygio pristatymų ir suskaidyti juos į mažus rezultatus, kuriuos bus galima apibūdinti kitame žingsnyje.

Darbo suskirstymo struktūra

Darbo suskirstymo struktūra (WBS) padalija projekto gaires ir pagrindinius rezultatus į mažesnes dalis, kad kiekvienam aspektui būtų galima priskirti vieną asmenį. Kurdamas darbų paskirstymo struktūrą, projekto vadovas atsižvelgia į daugelį veiksnių, tokių kaip projekto komandos narių stipriosios ir silpnosios pusės, užduočių tarpusavio priklausomybės, turimi ištekliai ir bendras projekto terminas.

Galiausiai projekto vadovai yra atsakingi už projekto sėkmę, tačiau jie negali dirbti vieni. WBS yra įrankis, kurį projekto vadovas naudoja siekdamas užtikrinti atskaitomybę už projektą, nes jis pasakoja projekto rėmėjui, projekto komandos nariams ir suinteresuotiems subjektams, kurie yra už ką atsakingi. Jei projekto vadovui rūpi užduotis, jie tiksliai žino, su kuo susitikti dėl to rūpesčio.

Biudžetas

Projekto biudžetas rodo, kiek pinigų skiriama projektui užbaigti. Projekto vadovas yra atsakingas už šių išteklių tinkamą paskirstymą. Projektui, kuriame yra tiekėjų, projekto vadovas užtikrina, kad produktai bus užpildyti pagal sutarties sąlygas, ypatingą dėmesį skiriant kokybei. Kai kurie projekto biudžetai susieti su žmogiškųjų išteklių planu.

Svarbu nustatyti kiekvieno etapo kainą ir rezultatą, atsižvelgiant į tai, kiek laiko reikia užduotims atlikti. Projekto kaina yra susieta su tuo, kiek laiko trunka projektas, o tai priklauso nuo projekto apimties. Apimtis, gairės, užduotys ir biudžetas turi būti suderinti ir realistiški.

Žmogiškųjų išteklių planas

Žmogiškųjų išteklių plane parodyta, kaip bus įdarbinamas projektas. Žmogiškųjų išteklių planas, kartais žinomas kaip personalo planas, nusako, kas bus projekto komandoje ir kiek laiko kiekvienas asmuo turės skirti. Rengdamas šį planą projekto vadovas derasi su komandos nariais ir jų vadovais, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali skirti projektui. Jei konsultacijai dėl projekto reikia papildomų darbuotojų, tačiau jie yra projekto komandos dalis, tai taip pat užfiksuota personalo plane. Vėlgi tariamasi su atitinkamomis priežiūros institucijomis.

Rizikos valdymo planas

Projekte gali nutikti daug dalykų. Numatyti visas galimas nelaimes ar smulkius žagsulius yra sudėtinga, tačiau galima numatyti daugybę spąstų. Rizikos valdymo plane projekto vadovas nustato riziką projektui, šių scenarijų įvykimo tikimybę ir strategijas jiems sumažinti. Norėdami suformuluoti šį planą, projekto vadovas prašo projekto rėmėjo, projekto komandos, suinteresuotųjų šalių ir vidaus ekspertų nuomonės.

Parengtos rizikos mažinimo strategijos, susijusios su rizika, kuri gali atsirasti arba su kuria susijusios didelės išlaidos. Rizika, kuri greičiausiai nekyla, ir rizika, kuriai būdingos mažos išlaidos, yra pažymėta plane, net jei jie neturi švelninimo strategijų.

Ryšių planas

Komunikacijos plane aprašoma, kaip projektas bus perduodamas įvairioms auditorijoms. Panašiai kaip darbo suskirstymo struktūra, komunikacijos planas projekto komandos nariui priskiria atsakomybę už kiekvieno komponento atlikimą.

Šiame etape svarbu nubrėžti, kaip komandos bus informuojamos ir sprendžiamos, kaip dažnai bus bendraujama su komanda ir suinteresuotosiomis šalimis ar viršininku. Kiekviena žinutė turi numatytą auditoriją. Komunikacijos planas padeda projektų vadovams užtikrinti, kad reikiama informacija tinkamu metu patektų į reikiamus žmones.

Suinteresuotųjų šalių valdymo planas

Suinteresuotųjų šalių valdymo plane nurodoma, kaip suinteresuotosios šalys bus naudojamos projekte. Kartais suinteresuotosioms šalims reikia tik gauti informacijos. Tuo galima pasirūpinti komunikacijos plane. Jei iš suinteresuotųjų šalių reikia daugiau, suinteresuotųjų šalių valdymo plane aprašoma, kaip jis bus gautas.

Pokyčių valdymo planas

Pokyčių valdymo plane išdėstoma projekto pakeitimų sistema. Nors projektų vadovai linkę išvengti projekto pakeitimų, jie kartais yra neišvengiami. Pokyčių valdymo plane pateikiami pakeitimų priėmimo protokolai ir procesai. Atskaitomumui ir skaidrumui labai svarbu, kad projekto rėmėjai, projektų vadovai ir projekto komandos nariai laikytųsi pokyčių valdymo plano.