Kaip sukurti užsakomųjų paslaugų planą
Turinys
Žiniasklaidoje vykusių diskusijų dėl užsakomųjų paslaugų pasirinkimas atrodo sudėtingas, tačiau gana paprastas. Net savo namuose mes „perduosime“ daugybei užduočių: maisto gaminimui, vejos priežiūrai ir vaikų priežiūrai. Kai neturime laiko, dėmesio ar įgūdžių patys pasidaryti darbų, ieškome, kas gali, ir to, kuris darbus atliks už kainą, kurią galime sau leisti mokėti. Korporacijos veikia taip pat, net jei jų sprendimai gali apimti daugiau veiksnių ir sprendimus priimančių asmenų.
Plėtros procesas
Tačiau kai šeimos priima skirtingus sprendimus, korporacijos gali priimti stulbinančiai skirtingus sprendimus dėl užsakomųjų paslaugų. Nėra šablono, kuris veiktų visoms firmoms, tačiau yra procesas, į kurį visos įmonės turi atsižvelgti:
Realizavimas
Anksčiau daugelis korporacijų net negalėjo žinoti, kas buvo užsakomosios paslaugos. Šiandien jie žino apie užsakomąsias paslaugas, tačiau gali nesuvokti, kiek jau naudojasi užsakomosiomis (ir panašiomis į užsakomąsias paslaugas) programomis: Kopijavimo centrais, pašto patalpomis, pastatų valdymu, IT ir net įmonės juridinio skyriaus dalimis. Paskyrimas gali neišspręsti kiekvienos problemos, tačiau sužinoję apie ankstesnės kartos sutartis surasite naujų projektų ir suteiksite vertingų įžvalgų.
Tikslų nustatymas
Norėdami sėkmingai sukurti užsakomųjų paslaugų programą, turite apibrėžti konkrečius tikslus, pvz., Penkiais procentais sumažinti bendras įmonės sąnaudas, sutelkti dėmesį į vienos vietos efektyvumą arba žiūrėti tik į funkcijas, vykdomas viename verslo vienete. Tikslams nereikia didžiulės detalės. Padidėjus jūsų užsakomųjų paslaugų sričiai, apibrėžimai pasikeis.
Dalyvavimas
Norėdami pateikti indėlį į planą, patikrinti prielaidas ir pateikti ekspertų išvadas, jums reikia dalyvių iš daugelio sričių. Kai pereisite nuo bendrojo plano prie konkrečių projektų, pakartosite šį procesą ir sukursite pogrupius, turinčius dar konkretesnių žinių.
Identifikavimas
Dabar, kai turite tikslus ir ekspertus nustatyti ir interpretuoti informaciją, laikas nustatyti konkrečius jūsų užsakomųjų programų projektus. Kiekviena įmonė kuria skirtingus kriterijus, ją lemia kultūra, o ne finansinė ar veiklos analizė, tačiau yra bendrų kriterijų, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį:
- Ankstesni sprendimai: Jūsų įmonė tikriausiai priėmė ankstesnius sprendimus dėl nesinaudojimo ne darbuotojais, tokių kaip laikinieji darbuotojai ar paslaugų sutartys. Norėdami gauti išsamesnės informacijos, dirbkite su pirkimais ir savo PMO (Projektų valdymo biuras). Pažiūrėkite, kaip jie sprendė šio sąrašo problemas, ir surinkite įgytą patirtį.
- Patirtis: Ar vykdote funkcijas ar gaminate produktus neturėdami pakankamai žinių, ar kyla problemų išlaikant vadovus? Ar dabartinė vadovybė turi planą, kaip spręsti šias problemas? Jei ne, tai gali būti geras užsakomųjų paslaugų projektas.
- Kokybė: Net jei funkciją vykdo žmonės, turintys reikiamus įgūdžius ir patyrę vadovai, galite negauti reikiamo aptarnavimo lygio. Ar vadovas atlieka klientų apklausas? Ką klientai sako apie produktus ar paslaugas? Kokybės atotrūkis arba nesidomėjimas klientų aptarnavimu yra dar viena išorės paslaugų ženklas.
- Kaina: Išskirtinai aukštos kokybės paslauga nebūtinai turi gerą vertę. Kaip jūsų išlaidos lyginamos su konkurentais? Ar funkcija rengia mėnesines ataskaitas: Vieneto išlaidos, veiklos sąnaudos, daugiametės sąnaudų tendencijos? Jei ši funkcija negali pateikti šių ataskaitų, užsakomosios paslaugos gali suteikti daugiau skaidrumo jūsų operacijose.
- Skalė: Apžiūrėję visą savo įmonę padarysite daug netikėtų atradimų. Lik susikaupęs! Vienas didelis projektas yra geresnis kandidatas perduoti paslaugas nei keli mažesni projektai. Tam vienam dideliam projektui reikės kur kas mažiau administracinių ir valdymo išteklių. Turėkite išsamų sąrašą, tačiau rinkitės tik tuos kandidatus, kurie daro didelę įtaką jūsų pirmajai projektų bangai.
- Saugumas: Dabar turite gerą idėją apie galimus projektus. Laikas jas filtruoti pagal saugumo standartus. Saugumas yra sudėtingas ir prieštaringai vertinamas dalykas. Skirtingoms pramonės šakoms taikomi skirtingi standartai, o kai kurios firmos labiau supranta saugumą nei jų konkurentai. Suprasti vidinius ir pramonės standartus ir atitinkamai apriboti užsakomųjų projektų vykdymą. Į diskusijas įtraukite teisinį, IT, įmonių saugumą, atitiktį (jei ji taikoma) ir visus „rizikos“ skyrius.
- Prioritetų nustatymas: Kiekvienas aukščiau esantis punktas (ir galbūt kitos savybės) turi būti įvertintas balu, o tada kiekvienam projektui turėtų būti priskirta bendra „užsakomųjų paslaugų vertė“. Be abejo, bus daug diskutuojama, kurios savybės yra svarbiausios, jei jų balai yra tikslūs ir ar reikėtų atsižvelgti į kitas savybes. Nenustebkite, jei šis procesas trunka mėnesius ar net metus.
- Bendravimas: Iki to laiko, kai prioritetavote potencialius projektus, surengėte daug susitikimų ir kalbėjotės su daugybe žmonių. Tikėkitės, kad šios diskusijos bus vieša informacija departamentuose, į kuriuos nukreipėte užsakomųjų paslaugų teikimą. Visada tikėkite, kad šios diskusijos bus naudingos jūsų darbuotojams, dažnai realiuoju laiku. Reikia kruopščiai apgalvotos korporatyvinės komunikacijos paruošti ir pasiruošti. Niekada neleiskite, kad gandai taptų geresniu informacijos šaltiniu nei faktais.
Vykdo
Pasibaigus šiam procesui, jūs turėsite savo pradinį užsakomųjų paslaugų planą. Vykdydami šį planą, galite atlikti dar daug žingsnių: Duomenų patvirtinimas, konkrečių projektų pakomitečių sudarymas, pardavėjų nustatymas, pilotų valdymas, sutarčių sudarymas ir kt. Vis dėlto, kurdami savo planą, galite atlikti pirmuosius ir svarbiausius žingsnius.
