Susitikimų vadybos praktika padeda pagerinti produktyvumą

Turinys

• Susitikimo valdymo raktas - stendas PAT
• Pradėkite savo susitikimus laiku
• Laikykite susitikimą tema
• Laikykite ir platinkite susitikimo užrašus / protokolus
• Esmė

Didelę savo gyvenimo dalį praleidžiame susitikimuose. Daugeliu atvejų dėl prastos susitikimų valdymo praktikos dalyvių laikas neišnaudojamas. Susijusiame straipsnyje siūlome patarimus, kaip penkis bendrus susitikimų scenarijus paversti produktyviais renginiais. Čia pateikiamos papildomos idėjos, padedančios sustiprinti susitikimų naudingumą, produktyvumą ir poveikį.

Susitikimo valdymo raktas - stendas PAT

Kai kurie vadovai įdarbina P.A.T. požiūris į susitikimus, reikalaujantis a Purpose, an Ažanda, ir a T„imeframe“. Apginklavę dalyvius šiais kritiniais konteksto taškais prieš sesiją, žmonės pasirodys pasirengę dalyvauti ir palaikys bendrą susitikimo tikslą. Aišku P.A.T. kontūras padeda užtikrinti produktyvų užsiėmimą.

Susitikimo tikslą turėtumėte apibrėžti ne daugiau kaip 1 ar 2 sakiniais. „Šis susitikimas yra skirtas suplanuoti naują rinkodaros kampaniją“ arba „šis susitikimas yra skirtas apžvelgti naują laivybos grąžinimo tvarkymo politiką“. Tikslas padeda užtikrinti, kad visi žinotų, kodėl ten yra, ką reikia padaryti ir kaip nukreipti pažangą bei siekti išvados.

Nustatykite darbotvarkę. Išvardinkite elementus, kuriuos ketinate peržiūrėti / aptarti / apžiūrėti. Mes norėtume kiekvienam darbotvarkės klausimui priskirti laiko apribojimą (žr. Žemiau) ir nustatyti asmenį, atsakingą už diskusijos moderavimą. Nustatykite laiką; bent jau nustatykite pradžios ir pabaigos laiką. Mes taip pat rekomenduojame nustatyti kiekvieno darbotvarkės punkto trukmę. Jie turėtų atitikti bendrą posėdžio laiką.

Pradėkite savo susitikimus laiku

Jei dirbate vienoje iš tų kultūrų, kur žmonės pasitempia susitikimus iki penkių ar dešimties minučių nuo numatyto pradžios laiko, laikas pradėti naują tendenciją. Viena įmonė skatina savo vadovus uždaryti duris numatytu pradžios laiku, o vėluojantys nėra laukiami. Nors tai gali būti daug drakoniškiau, nei jums rūpi veikti, jūs neturėtumėte supratimo, kaip suorganizuoti susitikimą, peržiūrėti tikslą ir patvirtinti lūkesčius bei laiką.

Nelaukite, kol pasirodys stragglers. Kai kas nors atvyksta vėlai, negrįžkite atgal ir peržiūrėkite, kas jau buvo padengta. Tęskite savo susitikimo temas. Tai bus nepatogu straggleriui ir pagerins šansus, kad jis (ji) atvyks laiku į kitą susitikimą.

Jei susitikimo organizatorius / rėmėjas nepasirodo laiku, apsvarstykite susitikimą atšauktą ir grįžkite į darbą. Penkių-septynių minučių laukimo laikotarpis yra pagrįstas. Šansai yra tai, kad susitikimo organizatorius susidūrė su netikėtais sunkumais ir norėtų, kad nešvaistytumėte laiko jo laukdami.

Laikykite susitikimą tema

Gera praktika yra paskirti kam nors užduotį, kad visi susitikimų metu eitų kelyje. Pernelyg dažnai diskusijos pasklinda ir pasibaigia nuomonių, idėjų, faktų ir emocijų sūkuriu. Vietoj to, paskirkite vaidmenį ir informuokite visus dalyvaujančius asmenis, kad šis asmuo įsiterps, jei ir kada diskusija atitolsta nuo darbotvarkės ir konkretaus diskusijos punkto. Kai kuriose įmonėse šis vaidmuo minimas kaip „Traffic Cope“, kitose - „Topic Keeper“. Nepriklausomai nuo etiketės, vaidmuo yra nepaprastai naudingas stiprinant jūsų susitikimų efektyvumą ir produktyvumą.

Jei iškyla papildomų temų, kurios neįtrauktos į darbotvarkę, bet kurias svarbu aptarti, jos turėtų būti aiškiai užfiksuotos ir patalpintos „stovėjimo aikštelėje“ būsimiems svarstymams ir diskusijoms ar atskiram susitikimui. Susirinkimo savininkas pasilieka teisę leisti nedidelius nesutarimus, jei tai palaiko bendrą susirinkimo tikslą.

Laikykite ir platinkite susitikimo užrašus / protokolus

Kas nors, išskyrus susitikimo organizatorius, turėtų saugoti posėdžio protokolą. Geras minučių įrašymas apims:

• Susitikimo laikas, data, vieta
• Tikslo aprašymas
• Darbotvarkės kopija
• Dalyvių sąrašas ir nedalyvavusių sąrašas
• Išsamus išvadų, veiksmų elementų, atsakomybės ir atlikimo datų sąrašas. Daugelis užrašų davėjų naudojasi darbotvarke kaip vadovu išvadoms ir veiksmams išvardyti.
• Planuojamas tolesnis susitikimas, jei to tikrai reikia.

Geriausia, kai posėdžio užrašai išplatinami kuo greičiau po susitikimo pabaigos ir absoliučiai per vieną darbo dieną. Protokolai ir užrašai yra svarbus priminimas dalyviams, taip pat informacijos šaltinis kitoms suinteresuotosioms šalims arba tiems, kurie praleido susitikimą. Minutės yra puiki priemonė, leidžianti žmonėms ir komandoms priminti apie jų atliktus tolesnius veiksmus.

Esmė

Gali būti, kad susitikimas duos teigiamų rezultatų - tai padės pajudinti projektus ir žmones į priekį, tiesiog nesitikėkite. Tam tikras kruopštumas ir apgalvotas susitikimų valdymo metodų sustiprinimas padidins jūsų galimybes pasiekti puikių rezultatų.