Tarpinių tikslų panaudojimas projektų valdyme

Turinys

• Kada naudoti projekto etapus
• Kaip dažnai įtraukti gaires į savo planą
• Kaip gairėse pavaizduoti etapai
• Kaip įvardyti etapus
• Kaip gauti pasirašytus etapus
• Tarpinių taškų naudojimas komunikacijai

Viena iš esminių projekto savybių yra ta, kad jis tęsiasi nustatytą laiką. Tai gali būti nuo kelių savaičių iki kelerių metų, o kai kuriais atvejais - didelio masto statybos ar viešųjų darbų dešimtmečiai.

Norėdami stebėti padarytą pažangą ir užtikrinti, kad pagrindiniai rezultatai būtų pasiekti pagal laiko grafiką, projektų vadovai naudoja orientyrus.

Projekto etapas yra nulio trukmės užduotis, reiškianti projekto pasiekimą. Jie naudojami kaip būdas parodyti judėjimą į priekį ir pažangą bei parodyti žmonėms, kas vyksta, net jei jie neturi išsamių žinių apie ten nuvykusias užduotis. Šiuo atžvilgiu jie yra labai naudingi bendraujant su suinteresuotosiomis šalimis ir nustatant lūkesčius.

Kada naudoti projekto etapus

Projektų valdymo etapai naudojami norint pažymėti:

• Svarbių darbo etapų pradžia
• Reikšmingų darbo etapų pabaiga
• Galutiniai terminai
• Kai priimamas svarbus sprendimas
• Kiti fiksuoti laiko momentai, kuriuos reikia specialiai iškviesti

Kaip dažnai įtraukti gaires į savo planą

Mokymo kursuose gali būti rekomenduota į planą įtraukti orientyrus maždaug kartą per mėnesį. Tai yra gerai ir tinkama nykščio taisyklė, tačiau reikia vadovautis savo profesionalumu. Kai kurie mėnesiai gali būti labai aktyvūs, nes svarbūs susitikimai yra pažymimi kaip orientyrai, priimami sprendimai ir uždaromas vienas etapas, o prasideda kita.

Kitais mėnesiais gali būti susitelkęs į įvykdymą, turėdamas labai mažai, jei ką, ką galėtum pakabinti.

Ataskaitų teikimo tikslais naudinga nustatyti priežastį, kad bent kartą per kiekvieną ataskaitų teikimo ciklą būtų sudarytas etapas.

Kaip gairėse pavaizduoti etapai

Tarpiniai etapai yra viena iš Ganto diagramos sudedamųjų dalių ir diagramoje rodomi kaip deimantas. Jie nerodomi kaip įprasta užduotis, nes jų trukmė yra lygi nuliui: kitaip tariant, jie neužima laiko. Planuojant Ganto diagramą, jie tiesiog įvyksta.

Jei nenaudojate Ganto diagramų, vis tiek galite naudoti orientyrus. Čia yra 5 Ganto diagramų alternatyvos: vis tiek galite įtraukti gaires į savo planą naudodamiesi šiomis.

Jei norite išlikti asmeniškai organizuoti, o projekto valdymo programinė įranga nėra visiškai integruota į kalendorių, galite nukopijuoti ir įklijuoti svarbiausias datas į savo dienoraštį. Priklausomai nuo to, kaip jums patinka dirbti, tai gali priminti, kas turėtų būti artėjama.

Kaip įvardyti etapus

Projektų tvarkaraštyje turėtų būti aiškus aprašymas etapuose, bet ne tas, kuris reiškia, kad jie yra užduotis. Taigi jie neturėtų būti vadinami „susitarti pereiti į 2 fazę“, o „2 fazė prasideda“. Jei norite atspindėti pastangas susitarti pereiti į 2 fazę, pridėkite užduotį prieš pat gairę, kad ją įvykdytumėte.

Tarpiniai tikslai turėtų apibūdinti laiko momentą, kurį jie vaizduoja:

• Bandymo etapas baigtas
• PID patvirtintas
• Pasirašyta sutartis

Daugelis projektų vadovų taip pat nusprendžia sunumeruoti savo orientyrus, kad būtų lengviau juos naudoti. Jei naudojate darbo suskirstymo struktūrą, galite naudoti numeraciją iš to. Priešingu atveju, jei norite suprasti, apie ką jūs kalbate, yra gerai naudoti M1, M2 ir panašiai. Aiški pavadinimų struktūra tampa svarbesnė didėjant gairių skaičiui, todėl pagalvokite, kaip tai padarysite, jei jūsų projektas vykdomas kelis mėnesius.

Kaip gauti pasirašytus etapus

Tarpiniai etapai yra jūsų projekto tvarkaraščio dalis, todėl, kai jūsų tvarkaraštis yra sudarytas, turėtumėte apsvarstyti, ar jūsų tarpiniai tikslai nėra pasirašyti.

Jei jums reikia pakeisti savo orientyrų datas, tada atlikite savo plano pakeitimus naudodami įprastą pakeitimų kontrolės procedūrą. Tai gali būti taip paprasta, kaip pabendrauti su savo projekto rėmėju ir pranešti jiems, kodėl datos turi keistis, arba formaliai, kaip surašyti naują rekomenduojamą grafiką ir nuvežti jį į patvirtintą planavimo komitetą.

Geriausia prieš naudodamiesi išsiaiškinti, koks bus jūsų gairių atsisako procesas, jei toks bus, kad nepraleistumėte laiko, kai turite atlikti pakeitimus.

Tarpinių taškų naudojimas komunikacijai

Tarpiniai tikslai yra naudingi bendraujant ir teikiant ataskaitas, nes jie yra minimalūs valdymo taškai plane. Kitaip tariant, jei jūs imtumėtės visų kitų užduočių, vis tiek galėtumėte pamatyti, kas vyksta, ir toliau projektą judėti į priekį naudodamiesi tik gairėmis.

Turėtumėte sugebėti ištraukti orientyrus ir sudėti juos į prietaisų skydelį ar projekto ataskaitą. Jie turėtų pakankamai išsamiai papasakoti projekto istoriją, kad patenkintų žmones, kuriems pranešiate, paprastai jūsų projekto rėmėjui ar kitai vykdomai grupei, pavyzdžiui, iniciatyvinei grupei (arba projekto tarybai). Kiekvieną mėnesį arba jūsų naudojamu ataskaitų teikimo dažnumu galite parodyti, kurie tikslai buvo pasiekti.

Ataskaitų teikimas atsižvelgiant į svarbius tikslus yra gana paprastas ir dažnai atliekamas kaip lentelė. Jūs nurodote etapo aprašymą, datą, kurią jis turėjo būti, ir tada naują numatomą datą. Kai etapas bus pasiektas ir jį galima pažymėti kaip baigtą, pridėsite ir šią datą. Tikimės, kad ji atitiks numatytą datą, tačiau projektai ne visada įgyvendinami taip.

Iš tokios lentelės matyti, kas baigta ir kas neįvykdyta. Galėsite suplanuoti atsakymą į klausimą „Kodėl nepataikėme į šį etapą?“ prieš eidami ir susitikdami su savo rėmėju ar atsiųsdami ataskaitą.

Kai jūsų projekto planas yra labai ilgas ir turite daug gairių, jums bus lengviau atsisakyti užpildytų gairių kiekviename ataskaitų teikimo cikle. Praneškite tik apie to mėnesio artėjančius ar įvykdytus orientyrus: kitą mėnesį išimkite viską, kas buvo baigta praėjusį mėnesį, taigi jūs nuolat nepridedate ataskaitos ilgio pasakodami žmonėms apie darbus, kurie, jų žiniomis, jau baigti.

Tarpiniai etapai yra tikrai naudinga projektų valdymo priemonė planuojant, planuojant ir teikiant ataskaitas, ir jais lengva naudotis. Įtraukite keletą į savo kito projekto planą, stebėkite juos ir pamatysite, kad sužinosite, koks dažnis jums tinka geriausiai.

Kaip ir visose projekto valdymo srityse, naudokite juos lanksčiai norimam rezultatui pasiekti, naudodamiesi šiais patarimais ir gairėmis informuokite apie savo sprendimus.