Pateikite savo Boso pasitikėjimą rizikos valdymo planu

Turinys

• Kas yra rizikos valdymas projektų valdyme?
• Rizikos valdymo planavimas
• 5 žingsnių rizikos valdymo procesas
• 1 žingsnis: pradėkite
• 2 žingsnis: nustatykite
• 3 žingsnis: įvertinkite
• 4 žingsnis: planuokite atsakymus
• 5 žingsnis: Įdiekite

Geriausi projektų vadovai visiškai pasitiki savo vadovu ir projekto rėmėju. Projektų vykdytojai tiki, kai sako, kad jiems reikalingas papildomas finansavimas, daugiau išteklių arba padedama išspręsti problemą.

Kai dirbate rizikingose ​​situacijose, jums reikia tinkamo komplekto. Kaip keliautojui su kuprine su virve ir mėšlungiais, jums taip pat reikia įrankių, kad būtų galima valdyti projekto riziką.

Galite padidinti vadovo pasitikėjimą savo projektu, naudodamiesi rizikos valdymo planu. Paprastas penkių žingsnių procesas gali labai pakeisti tai, kaip jūsų viršininkas mato jūsų projektą (o jūs).

Kas yra rizikos valdymas projektų valdyme?

Rizikos valdymas projektų valdyme yra projekto rizikos nustatymo, įvertinimo ir reagavimo į ją procesas.

Projekto rizika yra tai, kas gali turėti įtakos projektui (teigiamai ar neigiamai, tačiau paprastai žmonės riziką supranta kaip įvykius, kurie turėtų neigiamos įtakos projektui).

Nesvarbu, ar jūsų projektas yra didelis, ar mažas, su juo bus susijusi rizika. Ši rizika gali būti bet kokia - nuo rizikos, kad jūsų mokykloje bus pasirodęs paradas, iki rizikos, kad padidės kaina iki kritinės jūsų naujos plokštės komponento.

Projekto rizika, jei nebus tinkamai valdoma, gali apsunkinti sėkmingą projekto pristatymą. Nepatikrinta rizika gali papildyti laiką jūsų tvarkaraščiui, skirti laiko savo darbui ir pinigų biudžetui. Vadybininkai nervinasi dėl tokio pobūdžio dalykų. To galima išvengti naudojant rizikos valdymo planą.

Rizikos valdymo planavimas

Rizikos valdymo planas yra puikus būdas padidinti jūsų pasitikėjimą savo projekto komandos sugebėjimais - ir tai padidina ir jūsų vadovo pasitikėjimą savimi. Norite, kad jie patikėtų, jog galite tai padaryti, ir norite, kad jie žinotų, kas gali trukdyti sėkmingai pristatyti projektą. Rizikos valdymo planas yra puiki priemonė tai padaryti.

Ir, spėk kas? Pradėti yra tikrai nesunku.

Projekto rizikos valdymas yra paprastas penkių žingsnių procesas. Nepadarykime to sudėtingesnio, nei turi būti. Tai galite pradėti nuo šiandien, pasiruošite tai aptarti kitame posėdyje ir pabaigkite, kai kas nors rašys protokolą.

5 žingsnių rizikos valdymo procesas

Kaip ir daugelyje projektų valdymo dalių, rizikos valdymas yra procesas. Penki žingsniai yra šie:

1. Pradėti
2. Identifikuoti
3. Įvertink
4. Plano atsakymai
5. Įgyvendinti

Jei šie terminai jums dabar nereiškia labai daug, prašau jų laikytis - aš viską paaiškinsiu.

1 žingsnis: pradėkite

Pirmiausia norite nustatyti rizikos valdymo kontekstą savo projekto valdymo aplinkoje.

Tikriausiai nereikia nuveikti labai daug darbo, nes kažkas jūsų įmonėje jau bus parengusi įmonės rizikos politiką ir viską, ką jums reikia padaryti, tai išsiaiškinti. Tai paaiškins įmonės požiūrį į riziką ir netgi gali suteikti jums reikalingus šablonus. Šablonai visada taupo jūsų darbą, todėl atkreipkite dėmesį ir į tuos!

Net jei neturite įmonės rizikos politikos, kažkas kitas, kuris kartu su jumis administruoja projektus, gali turėti projekto rizikos valdymo planą, kurį galite nukopijuoti. Kodėl išradinėti ratą? Jei norite sutaupyti laiko ir padaryti daugiau, būtina pakartotinai naudoti dokumentus.

Naudokite tai, ką sužinojote, kad sudarytumėte savo projekto rizikos valdymo planą. Tai yra jūsų bendro projekto valdymo plano dalis ir kalbama apie tai, kaip ketinate valdyti savo projekto riziką.

Jei nežinote, ką įdėkite, skaitykite toliau! Tolesni veiksmai suteiks jums geresnį supratimą apie ką kalbėti rizikos valdymo plane.

Tai padidina pasitikėjimą savimi: Parodykite savo vadovui, kad turite požiūrį į savo projekto netikrumą ir kad jūs ketinate valdyti riziką.

2 žingsnis: nustatykite

Kai gausite apibrėžtą požiūrį, galėsite pradėti dirbti su juo.

Dabar jūs nustatote riziką, kuri turės įtakos jūsų projektui. Tai tik akimirksniu padaryta nuotrauka ir jūsų rizikos registras yra dalykas, į kurį norėsite grįžti vėl ir vėl, kad įsitikintumėte, jog ten taip pat yra naujovių.

Rizikas galite nustatyti naudodamiesi bendrųjų rizikų kontroliniu sąrašu, apklausdami projekto suinteresuotuosius subjektus (ypač sudėtingas suinteresuotąsias šalis, nes jie paprastai turi daug ką pasakyti, kas gali nutikti ne taip), minties sesijas ir naudodamiesi sveiku protu.

Jūs ieškote dalykų, kurie galėtų sukelti problemų, jei jie kada nors įvyktų. (Atminkite, rizika dar neįvyko. Projekto problemos yra jau įvykusios problemos.)

Kad ir ką darytumėte, būtinai turėtumėte įtraukti kitus žmones. Vien tik jūs neturėsite viso paveikslėlio ir pritrūksite daiktų.

Riziką gali ir turi nustatyti bet kas. Jūsų, kaip projekto vadovo, darbas yra paskatinti kolegas rizikuoti kartu su jumis, kad būdami komanda galėtumėte ką nors padaryti su jais.

Visos nustatytos rizikos turėtų būti registruojamos rizikos registre. Jei komandoje yra projekto koordinatorius arba projekto palaikymo asmuo, jie gali tai padaryti. Kitu atveju tai yra jūsų atliekamų administracinių užduočių dalis.

Tai padidina pasitikėjimą savimi: Įrodykite, kad žinote apie pagrindinę riziką, kuri gali turėti įtakos jūsų projektui, ir kad turite priemonių nuolat žinoti apie naują riziką.

3 žingsnis: įvertinkite

Tada įvertinama rizika, tikimybė ir poveikis. Kai vertinate riziką, pagalvokite apie jos tikimybę, kiek tai kainuotų valdyti ir kiek laiko ji greičiausiai padidintų jūsų projekto tvarkaraštį.

Kaip papildomą priemonę taip pat galite įvertinti artumą, o tai reiškia, kokia artima laiko rizika gali įvykti. Greitai gali kilti rizika dėl didelio artumo. Netolimoje ateityje tam tikru momentu gali kilti rizika, kad nėra artumo. Tai gali suteikti jums dar vieną veiksnį, pagal kurį prioritetu galite skirti laiką ir energiją, kai reikia spręsti rizikas.

Tai padidina pasitikėjimą savimi: Užtikrinkite savo vadovui, kad visi komandos nariai turėtų aiškų supratimą, kas nutiks, jei kuri nors iš šių rizikų iš tikrųjų pasireikš.

4 žingsnis: planuokite atsakymus

Dabar mes einame į mėsingą jūsų rizikos valdymo plano dalį. Šiame žingsnyje jūs sužinosite, kaip valdyti riziką, nustatant tinkamą atsaką.

Mes tai darome todėl, kad iki šiol viskas, ko gavote, yra sąrašas to, kas gali nutikti, kad ateityje jūsų projektas bus nustumtas į priekį, ir koks didelis sandoris tai būtų. Ką jūsų vadovas norės žinoti toliau, ką ketinate su tuo daryti?

Paprastai yra keturi dalykai, kuriuos galite padaryti norėdami pašalinti ir valdyti projekto riziką. Jie yra:

• Venkite: imkitės priemonių, kad tokios pasekmės nepasireikštų.
• Pervedimas: perkelkite atsakomybę kitai šaliai, pavyzdžiui, turėdami draudimo polisą.
• Sumažinti: Imkitės priemonių, kad sumažintumėte problemos poveikį, jei ji iškyla.
• Sutikite: supraskite, kad gali kilti rizikinga išeitis, ir nesutikus su komanda, nesiimkite jokių veiksmų tam užkirsti kelią.

Kai kurios iš jūsų rizikų gali būti teigiamos. Pvz., Yra rizika, kad parduosite tiek naujo produkto, kad sugadinsite telefono linijas. Tai būtų maloni problema, tačiau vis tiek rizikuojate, kad turėtumėte planuoti.

Yra keletas būdų, kaip galima pasiruošti teigiamam pavojui atsirasti:

• Išnaudojimas: padarykite viską, kad įsitikintumėte, jog tokia baigtis įvyksta, kad galėtumėte gauti naudą.
• Dalytis: Dirbkite su kitu kolega ar įmone, kad padidintumėte teigiamą riziką.
• Patobulinimas: darykite įtaką veiksniams, kurie gali prisidėti prie teigiamo rezultato, ir pabandykite gauti dar daugiau naudos.
• Sutikite: pripažinkite teigiamą riziką ir nieko nedarykite.

Turėsite išsiaiškinti, kuri atsakymo strategija yra geriausia kiekvienai jūsų registro rizikai. Pvz., Galite nuspręsti, kad gamyklos stogo griūties riziką paprasčiausiai sutiksite, nes to greičiausiai neatsitiks. Tačiau riziką, kad apsinuodijimas maistu pašalins pusę jūsų darbo jėgos, rizikuojate sušvelninti perkvalifikuodami visą savo maitinimo personalą. Jei tai atsitiko anksčiau ir iš tikrųjų yra gana tikėtina, jei nieko nedarysite, norėsite sumažinti riziką.

Nustačius ir suderinus atsaką, rizikos savininkai gali būti paskiriami vykdyti rizikos valdymo veiksmų planą. Kitaip tariant, jums reikia, kad kas nors būtų atsakingas už tai, kad mato užduotis, dėl kurių sutinkate savo plane.

Tai padidina pasitikėjimą savimi: Parodykite savo vadovui, kad apsvarstėte, ką daryti dėl dalykų, kurie gali sukelti problemų jūsų projektui, ir kad jūs rengiate planus, kad sumažintumėte projekto netikrumą ir riziką.

5 žingsnis: Įdiekite

Į jūsų rizikos valdymo planą jau turėtų būti įtraukta, kas bus atsakingas už kiekvienos rizikos mažinimo veiksmus. Dabar jie turėtų atlikti tas užduotis, kad jūs aktyviai valdytumėte atvirą riziką.

Tai padidina pasitikėjimą savimi: Įrodykite, kad jūs ir jūsų projekto komanda galite sekti tai, ką sakėte padarysianti. Ataskaitoje apie tai, ko pasiekėte, ir apie riziką, kurią sumažinote, tai rodo jūsų vadybos komandai, kad jūs rimtai ketinate pristatyti ir daryti tai, ko reikia, kad jūsų projektas būtų patikrintas ateityje.

Kai rizika praeis - kai ji nebeaktuali, nes ji įvyko arba nebegali įvykti, ją galite uždaryti iš savo rizikos registro.

Vykdydami šio projekto rizikos valdymo planą, galite išsiskirti iš kitų vadovų. Jūsų paties viršininkas turės įrodymų, kad galite strategiškai ir kūrybiškai galvoti apie tai, kas gali sukelti jūsų projektą, ir - svarbiausia - ką nors padaryti. Jūs būsite asmuo, kuris aktyviai valdys problemas, kol jos neįvyks, pašalins kliūtis ir būsite pasiruošęs viskam!

Pažvelgus į tai, kad gerai valdote projekto riziką, yra be abejo, kad vadovybė gali būti laikoma saugia rankų pora. Jums nereikia daug patirties ar pažymėjimų, kad sėkmingai pradėtumėte valdyti projekto riziką (nors egzistuoja oficiali rizikos valdymo kvalifikacija). Šis lengvas penkių žingsnių procesas netrukus reikš, kad projekto rizikos valdymas yra įtrauktas į jūsų projekto planus.