Projektų valdymo komandos atskaitomybės patarimai

Turinys

• Adreso atskaitomybė Kickoffo susirinkime
• Pabrėžkite užduočių tarpusavio ryšį
• Gaukite viešus įsipareigojimus dėl veiksmų elementų
• Viešai stebėkite veiksmus, susijusius su veiksmais
• Kontrastingas prastas pasirodymas
• Eskalavimo efektyvumo problemos, kai to reikia

Atskaitomybė, kuri yra labai svarbi kiekvieno projekto sėkmei, nereiškia, kad projekto vadovas privalo vaikus auklėti, valdyti mikrotvarką ar prižiūrėti žmones, kad viskas būtų padaryta. Tokia taktika dažnai sukelia nesutarimą ir priešiškumą projekto vadovui. Užuot vienintelis asmuo, atsakingas už žmonių atskaitingumą, geresnis požiūris, į kurį projekto vadovas gali kreiptis, yra visos komandos įgalinimas palaikyti projekto atskaitomybę. Čia yra šeši būdai, kaip sukurti atskaitomybę projektui:

Adreso atskaitomybė Kickoffo susirinkime

Projekto pradžios susitikimas yra laikas, kai projekto komanda gali sujaudinti projektą ir iškelti lūkesčius, kaip projektas vyks. Labai svarbu iš anksto nustatyti atskaitomybę kaip pagrindinį projekto principą.

Pradiniame susitikime projekto rėmėjas ir projekto vadovas paaiškina savo lūkesčius. Projekto rėmėjas pažymi, kaip jie atskaitingi projekto vadovui ir kaip projekto vadovas prisiims atsakomybę visiems kitiems.

Atsakomybė tuo nesibaigia. Remdamasis šiais punktais, projekto vadovas leidžia komandos nariams žinoti, kad jie tikisi, kad jie atsakingi ir už projekto vadovą. Projekto vadovas taip pat pastebi, kaip jie tikisi, kad komandos nariai atskaitingi vieni kitiems. Skatinamas vienas kito raginimas, jei visi komandos nariai išlaiko profesionalumą ir pagarbą kitiems.

Šie teiginiai sukuria aiškią atskaitomybės sistemą. Galiausiai projekto vadovas yra atsakingas už projekto sėkmę, tačiau, jei norite, kad projektas būtų sėkmingas, projekto vadovas tikisi, kad visi bus atsakingi ir atskaitingi vieni kitiems.

Pabrėžkite užduočių tarpusavio ryšį

Projektai beveik visada apima tarpusavyje susijusias užduotis. Kai kurie dalykai turi vykti iš eilės, kad projektas būtų sėkmingas. Kadangi projekto vadovas komandai pateikia projekto detales, projekto vadovas turėtų sąmoningai pabrėžti, kaip susikerta užduotys.

Kartais užduotys vykdomos vienu metu. Tai gali atsitikti dėl būtinybės arba siekiant efektyvumo. Atlikus užduotis, jų darbo produktai bus naudojami kitoje užduotyje. Atskaitomybės struktūra veikia kaip aukščiau pateiktame pavyzdyje. Tie, kurie dirba su kita užduotimi, atskaito tuos, kurie dirba su ankstesnėmis užduotimis.

Projekto vadovas, parodydamas komandos nariams, kaip užduotys yra susijusios viena su kita ir kaip kiekvienas komandos narys turi atlikti gerą darbą kitų komandos narių labui, projekto vadovas skatina komandos narius, atsakingus vienas už kitą.

Jei vienas komandos narys negali pradėti užduoties tol, kol kitas komandos narys nepabaigs savo užduoties, priklausomas komandos narys yra suinteresuotas kito komandos nario sėkme ir pareikalaus, kad tas komandos narys būtų atsakingas už savalaikį ir aukštos kokybės atlikimą.

Gaukite viešus įsipareigojimus dėl veiksmų elementų

Viena iš priežasčių, kodėl projekto vadovai rengia komandos susitikimus, yra nustatyti kitus žingsnius atsižvelgiant į projekto pažangą. Kai įmanoma, viskas turėtų vykti pagal planą, tačiau iškilus netikėtiems klausimams, juos reikia tvarkyti.

Nesvarbu, kas sutinka tvarkyti problemą, komandos narys, kuris priima užduotį, projekto vadovas turėtų dokumentuoti, ką reikia padaryti ir kada jis turėtų būti atliktas.

Tada veiksmo punktas turėtų būti įtrauktas į susitikimo pastabas arba veiksmų elementų žurnalą. Skirtingos projektų valdymo filosofijos tai daro skirtingai. Svarbiausia yra užrašyti veiksmo elementus ateityje.

Viešai stebėkite veiksmus, susijusius su veiksmais

Kai komandos nariai prisiima įsipareigojimus, visa komanda turi sugebėti pasikliauti atlikta užduotimi. Užrašyti tuos įsipareigojimus yra puiku, tačiau užduotis reikia atlikti.

Paskyrus užduotis projekto vadovas turėtų imtis tolesnių veiksmų, kad įsitikintų, jog komandos nariai laikosi savo žodžio. Geriausia dalijantis atskaitomybe yra tai, kad projektų vadovai neturi būti blogiukai.

Kai projekto vadovas sukuria atskaitomybės atmosferą, nereikia, kad projekto vadovas imtųsi minti to, kas jo neperžiūri. Grupės dinamika pasirūpins situacija. Kolegų spaudimas gali veikti teigiamai. Projekto vadovui tereikia atkreipti dėmesį į veiksmo objektą ir leisti atsakingam asmeniui pasisakyti.

Retkarčiais projekto vadovui gali tekti užduoti zondavimo klausimus, kodėl nebuvo įvykdytas įsipareigojimas, tačiau paprastai atsakingas asmuo paskelbs apie klaidas, klaidingus skaičiavimus ar kliūtis ir prisiims naują įsipareigojimą užpildyti originalų veiksmą ir galbūt sutaikyti už bet kokį spektaklio praradimą.

Kontrastingas prastas pasirodymas

Prastas projekto komandos nario darbas yra problema, kurią projekto vadovai turi spręsti greitai ir diplomatiškai. Jei kiti projekto komandos nariai pamatys, kad blogi rezultatai yra toleruojami, jų motyvacija kris, o jų rezultatai atitinkamai sumažės.

Tačiau projektų vadovai negali būti „buzzsaws“, mažinantys menkus atlikėjus, kai jie neatitinka lūkesčių. Tai yra pusiausvyra tarp greito daiktų tvarkymo ir žmogiško elgesio.

Prastas pasirodymas savaime nepraeina. Negalima leisti, kad jie vėluotų, tačiau projektų vadovai turi leisti prastiems vykdytojams laiką pataisyti savo elgesį, kai tik apie juos bus atkreipta dėmesio.

Eskalavimo efektyvumo problemos, kai to reikia

Jei vienas su vienu netinkamo darbo atlikti neveiks, projekto vadovas turi išspręsti problemą komandos nario vadovui. Jei to nepavyks padaryti, projekto rėmėjui gali tekti įsikišti.

Prieš perduodamas problemą projekto rėmėjui, projekto vadovas turėtų išnaudoti visas kitas galimybes. Prastų rezultatų atveju projekto vadovas turėtų konkuruoti su projekto rėmėju ir pateikti rekomendacijas, kaip išspręsti problemą.

Jei projekto vadovas nori, kad komandos narį pakonsultuotų, pavyzdžiui, antrosios eilės vadovas, projekto vadovas turėtų tai pasakyti. Jei projekto vadovas nori, kad komandos narys būtų pakeistas, projekto vadovas turėtų pateikti tokį prašymą. Projekto vadovas turėtų pateikti galimybes ir pabrėžti kiekvienos galimybės privalumus ir trūkumus.