Kaip susitvarkyti savo dokumentus
Turinys
- Darbo pradžia
- Surinkite savo dokumentus
- Suskirstyti į kategorijas
- Atskiri pagrindiniai dokumentai
- Kopijuokite savo piniginę
- Sukurkite paprastą padavimo sistemą
- Vykdoma techninė priežiūra
Daugelis žmonių negalvoja apie svarbų dokumentą, kol jo nereikia. Jei jūsų dokumentai yra išplatinti visur ir neturite centrinės organizacijos sistemos savo namų biure, galite eikvoti daug laiko ir energijos ieškodami daiktų. Jūs netgi galite ką nors prarasti.
Darbo pradžia
Atlikdami keletą paprastų žingsnių, galite susitvarkyti savo svarbius popierinius dokumentus: Jums reikės mažos dviejų stalčių kartotekos arba nešiojamos pakabinamų failų dėžutės, šešių skirtingų spalvų pakabinamų failų, „Manila“ trečiojo pjūvio, viršutinio skirtuko katalogų ir pasirenkamas priešgaisrinis seifas. Arba galite įsigyti didelį segtuvą ir skirtukų įdėklus. Dabar jūs pasiruošę pradėti.
Surinkite savo dokumentus
Prieš tvarkydami visus svarbius dokumentus, turite juos rasti. Kartais tai lengviau pasakyti nei padaryti. Patikrinkite savo namų biuro stalčius ir ant stalo ar stalo sukrautus popierius. Patikrinkite, ar popieriaus krūvos neuždengia jūsų virtuvės stalviršių, taip pat virtuvės stalčių ir krepšelių. Pažvelkite į savo miegamojo drabužinę ir naktinę spintą. Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas - patikrinkite, ar jūsų piniginėje ar portfelyje nėra svarbių dokumentų, kuriuos netyčia nešiojate.
Suskirstyti į kategorijas
Svarbiausi dokumentai skirstomi į vieną iš šių šešių kategorijų. Rūšiuokite visus savo surinktus dokumentus taip:
- Namų ir turto įrašai: Hipoteka, turto aktai, namų tvarkymo projektai ir kvitai, prietaisų vadovai ir garantijos, informacija apie turto mokestį, namų draudimo polisai ir vadovai
- Auto įrašai: Pavadinimai, techninės priežiūros įrašai, draudimo polisai ir informacija, informacija apie paskolą ir mokėjimų įrašai
- Sveikatos įrašai: draudimo polisai, sveikatos draudimo išmokų vadovai, medicininių išmokų paaiškinimai, gydytojų sąskaitos, receptų sąrašai, lanksti išlaidų sąskaitos informacija, medicininiai kvitai, medicininiai nurodymai, gyvybės draudimo polisai
- Finansiniai įrašai: Banko išrašai, mokesčių deklaracijos, mokesčių atskaitos įrašai, investicijų įrašai, paskolų įrašai, kreditinių kortelių išrašai
- Elektronikos įrašai: Mobiliųjų telefonų sutartys ir įrangos vadovai; kompiuterių, nešiojamųjų kompiuterių ir planšetinių kompiuterių pardavimo kvitai ir garantijos; kabelio ir interneto planai ir sąskaitos; belaidžio maršrutizatoriaus pardavimo kvitas ir vadovas
- Asmeniniai įrašai: Gimimo liudijimas, santuokos liudijimas, skyrybų pažymėjimas, globos dokumentai, informacija apie socialinę apsaugą, skiepai, pasai, karinės tarnybos įrašai, krikšto ir patvirtinimo įrašai, testamentai, laidojimo planas ir informacija apie laidojimo vietą. Turėtumėte tai turėti kiekvienam šeimos nariui. Jei turite naminių gyvūnėlių, į šią kategoriją taip pat galite įtraukti svarbius jų dokumentus, pavyzdžiui, veterinarijos ir vakcinų informaciją.
Atskiri pagrindiniai dokumentai
Daugelį svarbių savo dokumentų galite laikyti įprastoje kartotekoje arba nešiojamojoje pakabinamoje failų dėžutėje. Vis dėlto kai kuriuos iš tikrųjų reikėtų laikyti priešgaisriniame seife arba tokioje vietoje, kaip išorinė saugykla, pavyzdžiui, seifas.
Svarbiausi dokumentai yra tie, kuriuos pakeisti yra labai sunku ar atima daug laiko. Jose gali būti neskelbtinos asmeninės informacijos, kuriai pavogti gali pakenkti tapatybės vagys. Tuo tarpu, jei jūsų namus sunaikino gaisras ar potvynis, norėtumėte, kad šie gyvybiškai svarbūs dokumentai išliktų nepažeisti.
Daugeliui žmonių šie dokumentai būtų laikomi gyvybiškai svarbiais: informacija apie socialinę apsaugą, gimimo liudijimai, draudimo liudijimai ir agento kontaktinė informacija, testamentai, turto aktai, automobilių pavadinimai, pasai ir bet kokia sutartis ar susitarimas, reikalaujantis originalaus parašo.
Sudarykite svarbiausių visų svarbių dokumentų, kuriuos įdėjote į priešgaisrinį seifą ar laikymo vietą už jos ribų, sąrašą.
Kopijuokite savo piniginę
Daugelis iš mūsų kasdien nešiojame svarbią informaciją savo piniginėje ir jai būtų pakenkta, jei ji būtų pamesta arba pavogta.
Padarykite vairuotojo pažymėjimo, organų donoro kortelės, sveikatos draudimo kortelės, narystės kortelių sporto salėje, bibliotekoje, maisto prekių parduotuvių lojalumo programose, sandėlių klubuose ir kt. Kopijas ir, svarbiausia, visas kredito ir debeto korteles (kopija priekyje) ir atgal). Laikykite šias kopijas su kitais svarbiais popieriniais dokumentais.
Sukurkite paprastą padavimo sistemą
Kuo paprastesnė padavimo sistema, tuo didesnė tikimybė, kad ja naudositės nuosekliai. Paimkite kiekvieną svarbaus dokumento kategoriją ir priskirkite jai kabančios bylos spalvą:
- Namų ir turto įrašai
- Automatiniai įrašai
- Sveikatos įrašai
- Finansiniai įrašai
- Elektronikos įrašai
- Asmeniniai įrašai
Į savo rinkmenų sistemą įtraukite reikiamą kabančių failų skaičių, kad turėtumėte kiekvienoje kategorijoje esančių dokumentų skaičių.
Naudokite „manila“ aplankus ir sukurkite katalogą kiekvienam atskiram kiekvienos kategorijos dokumentui. Įdėkite aplankus į atitinkamų spalvų pakabinamų failų skyrių.
Jei nusipirkote didelį trijų žiedų segtuvą ir skirtukų skirtukus, pažymėkite skirtukus tais pačiais įrašų pavadinimais, perforuokite visus dokumentus skylėmis ir sutvarkykite juos. Jei popierius negali būti pradurtas skylėmis, įdėkite jį į aplanką ir vietoj jo padarykite skylę.
Jei popierizmas nėra jūsų dalykas, tai gali būti laisva akimirka. Galite nuskaityti visus šiuos dokumentus, išsaugoti juos kietajame diske ir susmulkinti originalus.
Bet naudokite savo nuožiūra, nes kai kuriuos dokumentus geriau išsaugoti. Turėkite visų gyvybiškai svarbių dokumentų originalus. Remkitės geriausiu savo sprendimu dėl kitų. Daugelis finansų įstaigų yra laimingos, kai išeinate į kompiuterį.
Vykdoma techninė priežiūra
Kai svarbūs dokumentai bus sutvarkyti, saugokite juos taip. Kiekvieną mėnesį, kai apmokate sąskaitas, įdėkite visus naujus dokumentus į atitinkamą padavimo sistemos skyrių. Tuo pačiu metu ieškokite visų dokumentų, kuriuos pašalinote iš sistemos per mėnesį ir kurie vis dar gali būti nepateikti. Iš naujo paduokite juos. Bent du kartus per metus peržiūrėkite dokumentus savo pildymo sistemoje ir įsitikinkite, kad juos galima išvalyti. Tinkamas tvarkaraštis yra kalendorinių metų pirmaisiais metais ir kiekvienų mokslo metų pabaigoje.
Truputį stengdamiesi galite gauti ilgalaikę naudą ir sutaupyti laiko, tvarkydami svarbius popierinius dokumentus.
