Biuro padėjėjo įgūdžių sąrašas ir atsakomybė
Turinys
Biuro padėjėjo pareigas (panašias į asmeninių padėjėjų) galima rasti visose pramonės šakose, jos turi gana daug įgūdžių. Biuro padėjėjai kartais yra žinomi kaip sekretoriai ar administraciniai padėjėjai, tačiau jie padeda padėti veikti biure. Nesvarbu, ar įstaiga priklauso advokatų kontorai, medicinos praktikai, švietimo įstaigai ar korporacijai, poreikiai yra panašūs; kažkas turi tvarkyti įrašus, tvarkyti tvarkaraščius ir rūpintis įprastiniu bendravimu žmonių, kurie naudojasi biuru, vardu. Kad kažkas gali būti tu.
Biuro padėjėjo darbo pareigos
Nors biuro padėjėjo pareigos paprastai yra panašios, darbas vis tiek kintamas - tiesiog skiriasi kiekvieną dieną, o ne kiekvienoje įstaigoje. Šiandien galite veikti kaip registratorė, rytoj gali tekti suremontuoti spausdintuvą, o kitą dieną po to jūs turėsite visą kartoteką įnešti į XXI amžių. Norint pasisekti, reikės labai plataus įgūdžių rinkinio.
Biuro padėjėjai yra vieni didžiausių neišdildomų verslo pasaulio didvyrių, nes kai teisingai atliekate savo darbą, niekas nepastebi - atrodo, kad biuras pats vadovauja. Tačiau kai kuriems žmonėms patinka greitas, tačiau lankstus darbas, jausmas, kad esate visko širdyje. Geras sekretorius vis tiek gali susirasti darbą bet kur ir bet kurioje organizacijoje.
Kaip naudoti įgūdžių sąrašus
Šiuos įgūdžių sąrašus galite naudoti visame darbo paieškos procese. Pirma, šių įgūdžių pavadinimai veikia kaip raktiniai žodžiai, todėl rašykite savo gyvenimo aprašymą kuo daugiau. Nepasikliaukite prižiūrėtojų samdymu, kad sužinotumėte, kad turite tai, ko jie nori, pasakykite jiems tiesiai.
Antra, tuos pačius raktinius žodžius galite naudoti motyvaciniame laiške. Sutelkite dėmesį būtent į tuos, kurie jūsų potencialiam darbdaviui rūpi labiausiai. Turėsite atlikti savo tyrimus, nes nors biuro padėjėjo darbai dažnai būna panašūs, prižiūrėtojų samdymas skiriasi pagal jų prioritetus. Į pareigybės aprašymą greičiausiai bus įtrauktas reikiamų įgūdžių sąrašas. Atkreipkite į tai dėmesį.
Galiausiai šią diskusiją galite panaudoti planuodami interviu. Įsitikinkite, kad jau turite bent vieną pavyzdį tam laikui, kai pademonstravote įgūdžius iš kiekvienos čia nurodytos kategorijos.
Tai taip pat gali padėti peržiūrėti mūsų įgūdžių sąrašus, išvardytus pagal darbą ir įgūdžių tipus.
Aukščiausi biuro padėjėjo įgūdžiai
Verbalinio bendravimo įgūdžiai: Bendravimas yra kritinis minkštas įgūdis biuro padėjėjui. Turėsite bendrauti su savo vadovu, kolegomis biuro darbuotojais, specialistais, kuriems padedate, ir galbūt klientais ar žmonėmis kitose tos pačios organizacijos įstaigose. Jūs visi dirbate kaip komanda ir esate jos pagrindinis komunikacijos centras. Kiekvieną dieną turite būti linksmas, paslaugus, gerai informuotas, artikuliuotas ir geras klausytojas.
- Atsakyti į telefonus
- Ryšiai su klientais
- Bendravimas
- Telefonų skambučių peradresavimas
- Pranešimo priėmimas
- Telefoninių skambučių nukreipimas
- Skirstomasis skydas
- Telefonas
- Žodinis bendravimas
Rašytinio bendravimo įgūdžiai: Daugelis biuro padėjėjų rašo daug. Jie gali rašyti atmintines, užpildyti formas ar rašyti laiškus ar el. Laiškus. Kai kurie sukuria turinį įmonės tinklalapyje arba redaguoja tekstą kitiems. Būtina aiškiai, profesionaliai bendrauti raštu.
- Susirašinėjimas
- Pašto adresą
- Paštas
- Pašto siuntos
- Rašymas
- Tekstų apdorojimas
- Rašytinė komunikacija
Draugiškumas: Biuro asistentas gali būti pirmas asmuo, kurį klientas mato įėjęs į biurą. Jei šiuo metu pagrindinis biuro darbuotojas išvykęs, biuro asistentas gali būti vienintelis asmuo, su kuriuo bendrauja. Turite būti pasirengę pasveikinti kiekvieną lankytoją su šypsena ir maloniu žodžiu bei padėti jiems viską, ko jiems reikia tiek, kiek jūs sugebate. Taigi, būtini geri bendravimo įgūdžiai.
- Klientų aptarnavimas
- Režisierių lankytojai
- Lankstus
- Draugiškas
- Pasveikinkite svečius
- Tarpasmeninis
- Teigiamas požiūris
- Patikimumas
- Sveiki atvykę lankytojai
Technologiniai įgūdžiai: Senovėje sekretoriai daug rašydavo. Laikai pasikeitė, pasikeitė ir technologijos, tačiau biuro padėjėjai vis tiek gali tikėtis praleisti daug laiko prie klaviatūros. Vietoj rašomosios mašinėlės turėsite žinoti savo kelią aplink įvairias programinės įrangos programas. Nežalios ir žinios, kaip palaikyti lengvųjų technologijų palaikymą ir kaip sutvarkyti neatsitiktinį spausdintuvą.
- Kompiuteris
- „Excel“
- internetas
- „Microsoft Office“
- Microsoft word
- „QuickBooks“
- Technologija
Organizacija: Kanceliarijos padėjėjai turi būti labai organizuoti, kad galėtų efektyviai suderinti savo užduotis. Turėsite padėti sutvarkyti ir kitus žmones - nuo kalendorių tvarkymo iki biuro tvarkingumo.
- Administracinė pagalba
- Skyrimai
- Atsiskaitymas
- Kalendoriai
- Kanceliarinis
- Duomenų įrašas
- Pašto pristatymas
- Elektroninis pildymas
- Išlaidų ataskaitos
- Padavimas
- Registratūros operacijos
- Pinigų tvarkymas
- Biuro pareigos
- Biuro įranga
- Biuro reikmenų inventorius
- Biuro reikmenys
- „Office“ palaikymas
- Organizacija
- Dokumentai
- Pristatymas
Problemų sprendimo įgūdžiai: Problemų sprendimas arba kritinio mąstymo įgūdžiai yra svarbūs bet kuriam biuro padėjėjui, nes jūs dažnai būsite tas asmuo, su kuriuo kiti susidurs su klausimais.
- Koordinuota biuro veikla
- Susitikimai
- Problemų sprendimo įgūdžiai
- Reaguoti į užklausas
- Planavimas
- Skambučių tikrinimas ir nukreipimas
- Skaičiuoklės
- Komandinis darbas
- Laiko planavimas
- Kelionės organizavimo detalės
